Ergonomie am Arbeitsplatz gehört längst zur Pflicht. Dieses Erfordernis betrifft jedoch nicht mehr länger nur Bürostühle, Schreibtische oder sonstiges Mobiliar, sondern nach EG-Richtlinie 90/270/EWG auch die PC-Software. Dementsprechend ist an neu eingerichteten  Bildschirmarbeitsplätzen die Verwendung von Software vorgeschrieben, die nach ergonomischen Prinzipien entwickelt wurde. Vor diesem Hintergrund präsentiert Kewill, ein weltweit führender Anbieter von Logistik-Software, sieben Tipps für eine ergonomische Customs Management Suite.
„Mit unseren ‚Sieben Erfolgsfaktoren’ können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Customs Management Suite optimal und gesetzeskonform an die Bedürfnisse ihrer Nutzer und an die Erfordernisse der Arbeitsaufgabe angepasst ist – zwei zentrale Faktoren für effiziente Prozesse entlang der gesamten Supply Chain“, kommentiert Andreas Heil, Vice President Global Trade Solutions bei Kewill.
1. Für eine einheitliche grafische Benutzeroberfläche sorgen
Bei einer Customs Management Suite sollte gewährleistet werden, dass die grafische Benutzeroberfläche (Graphical User Interface – „GUI“) durchgängig einheitlich funktioniert – egal, ob der Mitarbeiter gerade an Zolltarifen, der Kostenkalkulation, dem Dokumentenmanagement oder dem Zusammenstellen von Kennziffern arbeitet. Das minimiert den Schulungsbedarf, erhöht die Akzeptanz und verbessert die Ergonomie – bei
international tätigen Unternehmen auch über Ländergrenzen hinweg.

2. Den Anwender in den Mittelpunkt stellen
Die Arbeitsoberfläche einer Customs Management Suite sollte sich konsequent am Nutzer orientieren. Mithilfe des „User-Centric Designs“ lassen sich interaktive Produkte so gestalten, dass ihre Gebrauchstauglichkeit (Usability) maximiert wird, indem der Nutzer eines Produktes mit seinen Aufgaben, Zielen und Eigenschaften in den Mittelpunkt des Entwicklungsprozesses gestellt wird.

3. Automatisierte Prozesse ermöglichen
Eine moderne Customs Management Suite erlaubt es dem Anwender, häufig durchgeführte Aufgaben am Computer auf unkomplizierte Art und Weise zu automatisieren. Im Idealfall kann der Benutzer per Baukastenprinzip auf der grafischen Oberfläche verschiedene Aktionen auswählen und kombinieren. Dadurch lassen sich unter anderem Programme starten, Daten sichern, Dokumente öffnen und speichern oder Dateien von Servern herunterladen.

4. Durch Plausibilitätsprüfung Fehler vermeiden
Eine moderne Customs Management Suite sollte über eine integrierte automatisierte Plausibilitätsprüfung aller erfassten und importierten Daten verfügen. Hierbei geht es primär darum, gegebenenfalls vorhandene offensichtliche Fehler zu erkennen. Die Vorteile: Das Verfahren kann mit geringem Aufwand durchgeführt werden und verbessert die Datenqualität spürbar.

5. Auf kurze Antwortzeiten achten
Ein anwenderfreundliches System antwortet innerhalb kürzester Zeit. Nur so kann ein effizientes Arbeiten und die Akzeptanz der Anwender sichergestellt werden. Beispielsweise sollte eine Dateneingabe spätestens nach 0,1 Sekunden quittiert werden. Maximal zwei Sekunden dürfen zwischen einer einfachen Systemanfrage und der Antwort liegen. Daher sollte eine Customs Management Suite frühzeitig auf ihre Antwortzeiten hin geprüft werden.

6. Zugriff auf alle aktuellen gesetzlichen Grundlagen gewährleisten
Eine Customs Management Suite sollte für sämtliche denkbaren Eventualitäten den Zugriff auf alle aktuellen gesetzlichen Grundlagen ermöglichen. Das umfasst das Außenwirtschaftsgesetz (AWG), die Außenwirtschaftsverordnung (AWV), sämtliche Zolltarife, den Unions-Zollkodex (UZK) und die zugehörige Durchführungsverordnung (ZK DVO). Ebenfalls bedeutsam sind die Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRl), die Boykottlisten der Anti-Terror-Verordnung oder die Central Product Classification. Im Idealfall ist eine Online-Stichwortsuche integriert, über die alle notwendigen Zollinformationen schnell aufgefunden werden können.

7. Einfaches Erstellen von Berichten und KPIs
Damit die Anwender individuelle Berichte automatisiert erstellen können, sollte eine effiziente Customs Management Suite über ein anwenderfreundliches integriertes Reporting-Tool verfügen. Zusätzlich sollte der Datenexport in verschiedenen Formaten unterstützt
werden.

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